General Affair adalah – Tiap perusahaan tentu mempunyai kebetuhan yang harus untuk dipenuhi.
Supaya mekanisme kerja perusahaan dapat berjalan mulus, perusahaan akan membagi-bagi divisi sama sesuai ketrampilan dan pekerjaannya.
Jika divisi HRD akan fokus pada sumber daya manusia, maka divisi General Affair atau staff GA diperlukan untuk mengelola operasional perusahaan secara detail.
Dapat dikatakan, staf general affair sebagai mitra HRD (Human Resource Development) dan purchasing untuk melancarkan operasional SDM terutama melayani keperluan umum pegawai, inventaris, perkantoran, sampai membina hubungan intern dan external perusahaan.
Meski sepintas kerjanya terlihat sepele, divisi General Affair yang kompak dan tangguh tetap dibutuhkan untuk berkembangnya perusahaan.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai tugas dan tanggung jawab divisi General Affair, mari kita cari tahu terlebih dahulu pengertiandivisi General Affair.
Pengertian General Affair
General affair atau yang dikenali dengan istilah divisi umum ialah supporting unit yang diperlukan perusahaan untuk mengurusi bermacam hal kebutuhan instansinya baik lembaga pemerintahan atau lembaga swasta.
General affair bekerja memberi pelayanan ke semua unit kerja di perusahaaan baik dalam hal administrasi sampai pengendalian pelayanan teratur perusahaan.
Keberadaan divisi umum tiap perusahaan berbeda. Ada yang bekerja di bawah HRD dan ada yang bekerja sendiri.
Tetapi, banyak beberapa perusahaan yang menyatukan di antara GA dengan divisi HRD. Ini karena pekerjaan dan perannya memang tidak begitu jauh.
Ruang lingkup GA bervariatif, biasanya mereka mengurusi sarana yang terkait dengan pemeliharaan gedung kantor, kepentingan alat kantor, kendaraan kantor, dan aktivitas yang lain yang terkait dengan tanggung jawab perusahaan pada warga sekelilingnya seperti pada program community development atau corporate social responsibility.
Fungsi General Affair
1. Pembuatan Fokus Anggaran
Peranan pertama kali yang dipunyai oleh General Affair ialah membuat fokus bujet untuk membenahi keadaan dan sarana yang diperlukan dalam perusahaan.
Sebagai contoh, apakah keperluan pembaruan sarana toilet lebih bernilai dibanding penyempurnaan ruangan rapat, pelatihan atau lobby akseptasi tamu perusahaan? Fokus Bujet dibuat sesuai keperluan perusahaan di saat itu.
Sebaiknya GA mengutamakan pada beberapa hal yang bakal tingkatkan keproduktifan pegawai lebih dulu.
Namun, masih tetap bergantung pada banyak factor, misalkan untuk perusahaan yang kerap terima kunjungan konsumen setia, tentu saja lebih bagus memiliki lobby, ruangan tunggu atau tatap muka yang lebih representatif.
2. Fungsi Perawatan
Selain merencanakan bujet untuk penyediaan barang, seorang GA mempunyai peranan perawatan.
Faktor yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, penampilan luar), lingkungan kantor (tempat parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja untuk pegawai (ruangan kerja, ruangan rapat, lobby dan semua tempat perusahaan), dan lain-lain.
3. Membina Hubungan Baik
Faktor penting lain dari pekerjaan seorang General Affair ialah membina hubungan baik dengan beberapa vendor barang atau jasa.
Terhitung didalamnya membuat kontrak kerja, pastikan pembayaran on time, dan lakukan protes sebagai wakil perusahaan bila dibutuhkan.
Hubungan ini otomatis berpengaruh pada performa dan keproduktifan pegawai. Disamping itu, akan berpengaruh pada citra perusahaan di mata client, hal itu tentu saja akan memengaruhi keuntungan yang bakal diterima.
4. Membuat SOP
Selanjutnya, GA berperan dalam membuat, meningkatkan, dan menerapkan mekanisme kerja atau proses penyediaan dan perawatan sarana yang ada.
Misalkan, membuat checklist dan agenda kebersihan toilet, membuat rangkuman langkah perawatan genset, mobil, sepeda motor dan membuat job description beberapa pegawainya. Harus diingat, jika pekerjaan General Affair bisa dilaksanakan dalam team.
Pekerjaan standard umumnya membuat proses permintaan pengadaan ulang keperluan kantor yang kerap terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan peralatan ATK yang lain.
5. Mengadakan Survei Kepuasan
General Affair bertanggungjawab sebagai departemen yang “layani” intern perusahaan.
Tentu saja, GA melangsungkan survey kepuasan servis yang diperuntukkan ke semua pegawai atau unit kerja.
Survey ini dilaksanakan dalam rencana kenaikan kualitas produk atau layanan, keakuratan dan kecepatan servis yang diberi.
Harapannya dengan adanya saran pada seksi General Affair, keproduktifan perusahaan makin bertambah.
6. Mempersiapkan Laporan Periodik
Peranan yang lain untuk seorang General Affair ialah menyiapkan laporan periodik untuk kepentingan rapat anggaran, karena pengeluaran dapat berbeda sesuai keperluan perusahaan.
Neraca keuangan ini harus terdiri dari asset dan beban ongkos kantor hingga perusahaan dapat memandang efektifitas investasi intern dalam perusahaan.
Kemungkinan membuat laporan secara periodik tampak tidak berpengaruh besar, tapi realitanya tiap ada pengubahan bujet akan memengaruhi laporan keuntungan rugi perusahaan
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Divisi umum bekerja mengurusi segalanya mengenai kepentingan rutin dan mendadak dalam perusahaan.
Karena itu, dibutuhkannya management yang bagus dan pas untuk mengelolanya supaya tidak muncul permasalahan saat terkait dengan unit kerja lain.
General Affair sesungguhnya lebih fokus untuk memberi servis ke semua bagian perusahaan untuk kelancaran kerja perusahaan secara detail melalui supporting unit.
Berikut akan diterangkan selanjutnya tentang pekerjaan dan tanggung jawab General Affair dalam perusahaan.
1. Penyediaan, pencatatan dan perawatan asset perusahaan
Salah satu pekerjaan staf general affair yakni penyediaan barang. Sama seperti yang disebut sebelumnya, bila HRD berperanan dalam pengendalian dan peningkatan SDM perusahaan, karena itu pekerjaan General Affair lebih ke pengendalian penyediaan barang dan sarana operasional perusahaan.
Adapun barang yang diartikan ialah semua jenis barang atau sarana yang bisa memberikan dukungan pekerjaan pegawai.
Oleh karena itu, General Affair harus dapat tentukan sarana yang mana lebih bernilai untuk pegawai dan diutamakan.
Seperti misalnya dalam perusahaan manufacturing, pekerjaan general affair staf dimulai dari tangani proses penyediaan kendaraan dinas, tangani proses penyediaan dan distribusi ATK dan beberapa alat kerja yang lain (meja, bangku, netbook, computer, dan lain-lain) sampai penempatan internet atau wifi.
Tidak selesai pada penyediaan saja, setelah itu GA akan bertugas pastikan semua sarana yang dipunyai oleh perusahaan masih tetap terurus.
Bertanggungjawab dalam perawatan gedung kantor sampai pastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja pegawai.
2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran
Pekerjaan staf GA yang lain yakni rencana bujet. Ingat pekerjaan GA ialah mengurus penyediaan barang dan sarana perusahaan, mereka mempunyai tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain betul-betul diperlukan dan sama sesuai anggaran.
Inilah kenapa mempersiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan fokus barang tidak dipisahkan dari pekerjaan staff GA.
Karena ada pekerjaan ini, perusahaan akan terbebas dari bengkak bujet berbelanja perusahaan.
Fokus dalam pembelian barang atau penyediaan sarana pasti perlu menimbang manfaat jangka panjang untuk perusahaan.
Karena itu GA harus cermat membuat fokus mana barang yang perlu segera dibeli atau dapat diundur dahulu.
Tidak hanya membuat laporan bujet, melakukan staff GA proses pembayaran teratur untuk keperluan listrik, air, telephone, koneksi internet (wifi), iuran BPJS pegawai, sampai beberapa pembayaran teratur yang lain. General affair lah yang bakal mengurusi reimbursement pegawai.
3. Mengurusi perizinan dan validitas perusahaan
Staf general affair bekerja mengurus semua validitas perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, mengurusi validitas hal pemberian izin jadi pekerjaan GA, baik untuk keperluan pegawai atau perusahaan.
Oleh karena itu, GA sering jadi wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak external berkaitan yang menolong hal pemberian izin external ini.
Pihak dalam hal pemberian izin external dapat mencakup kepolisian, organisasi masyarakat, media, kecamatan, kelurahan dan lain-lain.
Oleh karenanya, selainnya berjumpa dan mengurusi ijin, staff GA perlu membangun hunbungan baik sama mereka.
4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi
Sebagai staf GA harus selalu menjalin komunikasi lintasi divisi. Karena pekerjaannya banyak terkait dengan team intern perusahaan, staff GA bertugas menjadi jembatan info di antara semua divisi dengan pengurus keuangan perusahaan.
Karena, setiap divisi biasanya lebih mengetahui keperluan mereka. Hingga ada saatnya staff GA mendapatkan saran atau keinginan dari seksi tertentu berkaitan sarana operasional yang dibutuhkan.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan tentang apa itu GA dan deskripsi kerjanya.
Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan berguna bagi Anda yang sedang mencari informasi gambaran kerja General Affair.
Buat Anda yang termasuk fresh graduate atau ingin resign dan mencari pekerjaan baru, Anda bisa mendapatkan informasi lowongan kerja di halaman Info Loker.
Jika Anda ingin meningkatkan peluang diterima kerja, maka perlu persiapan matang. Anda bisa membaca informasi seputar tes masuk dunia kerja di halaman Tips Karir agar lebih matang dan percaya diri saat tes masuk dunia kerja.
Jangan lupa baca pula beragam informasi menarik lainnya seputar dunia kerja, hanya di Seputarkarir.com.
