Profesi

Tertarik Jadi Purchasing Staff? Ini Tugas & Tanggung Jawabnya!

Dalam dunia profesional, perusahaan yang berskala lumayan besar umumnya mempunyai staf Purchasing untuk masalah pembelian bahan baku atau keperluan yang lain. Posisi...

Written by Eling Widiatmoko · 3 min read >
apa itu purchasing
admin purchasing
Sumber Gambar : halocapitalgroup.com

Dalam dunia profesional, perusahaan yang berskala lumayan besar umumnya mempunyai staf Purchasing untuk masalah pembelian bahan baku atau keperluan yang lain.

Posisi ini masuk ke dalam departemen procurement dengan job desk yang lebih bervariatif.

Buat Anda yang belum mengetahui mengenai apa yang dimaksud purchasing staf, dalam artikel ini SeputarKarir akan mengulas apakah itu purchasing secara fundamental.

Apa itu purchasing?

Pengertian purchasing pada suatu perusahaan atau di dunia ritel disebut sebagai buyer.

Purchasing staff ialah sebuah profesi dalam perusahaan yang bekerja untuk membeli barang / jasa dari pihak ke-3 dengan memandang kualitas, kuantitas, dan harga yang terbaik.

Tujuan dibuatnya divisi procurement untuk mengontrol kualitas barang dan nilai dari produk, meminimalisasikan stock awal yang digunakan supaya saluran barang yang dipakai dapat terjaga antara barang yang masuk dengan yang keluar.

Tugas dan tanggung jawab staff purchasing

Pekerjaan seorang staff pembelian bervariasi bergantung dengan di mana perusahaan tempat dia bekerja, berapa skalanya, dan bagaimana pembagian job desk nya.

Adapun pekerjaan seorang buyer dalam divisi procurement sebagai berikut ini:

  • Membuat daftar rencana barang/jasa yang ingin dibeli setiap divisi
  • Melakukan pembelian barang
  • Meminta approval pembelian pada pihak management
  • Menganalisa supplier atau vendor
  • Melakukan negosiasi
  • Berhubungan dengan team logistik dan keuangan
  • Memastikan kualitas barang
  • Melakukan perhitungan dan laporan pembelian
  • Membangun hubungan baik dengan supplier atau vendor

Hal yang perlu diperhatikan pada proses purchasing

Berdasar ulasan di atas pekerjaan seorang purchasing staff memang sepintas kelihatan gampang, tetapi saat sebelum beli barang/layanan seorang buyer harus mengerti apa yang diperlukan perusahaan berdasar bujet dan rencana yang dipunyai oleh perusahaan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membeli barang atau jasa. Adapun langkah pembelian pada perusahaan sebagai ini.

Perencanaan pembelian

Proses pertama pastinya perencanaan pembelian barang berdasarkan kebutuhan atau keperluan perusahaan.

Seorang purchasing staff harus mengerti apa yang diperlukan perusahaan sekarang ini, bagaimana plus-minus saat melakukan pembelian atau sewa jasa.

Proses ini penting karena, apabila nanti ada pembelian yang tidak begitu diperlukan atau ada kekeliruan pembelian, maka itu cuman akan menyia-nyiakan seluruh sumber daya yang dipunyai perusahaan, sehingga dapat mengakibatkan kerugian .

Memilih vendor

Anda harus memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Vendor harus mempunyai rekam jejak yang bagus, mempunyai loyalitas untuk berkembang, customer-oriented, fleksibel, mempunyai keuangan yang sehat, menyediakan technical assistant.

Disamping itu, Anda pun perlu memperhitungkan lokasi vendor. Karena bila Anda memilih lokasi vendor yang jauh bahkan juga berlainan pulau, maka ongkos transportasi yang dikeluarkan akan membebani Anda.

Bila sudah menentukan vendor, maka tidak ada salahnya untuk membuat kerja sama jangka panjang dengan vendor.

Ini memberikan beberapa manfaat seperti efektivitas waktu dan produksi, cost yang lebih murah, keringanan pembayaran.

Melakukan bidding

Setelah menganalisa dan menyortir vendor, proses selanjutnya adalah melakukan bidding.

Bidding ialah proses penawaran oleh vendor berdasar request for information (RFI) yang diberikan oleh perusahaan. Info berbentuk kemampuan dari vendor tersebut.

Pihak perusahaan akan melakukan permintaan penawaran ke beberapa vendor potensial.

Hal itu dapat dijadikan indikator yang penting untuk pihak perusahaan, karena dari hal tersebut dapat dilihat apakah penawaran yang bakal didapat perusahaan nanti akan memberi keuntungan atau mungkin tidak.

Negosiasi

Sesudah melakukan bidding, maka perusahaan akan memperoleh gambaran mengenai supplier atau vendor potensial.

Calon supplier dan perusahaan akan lakukan negosiasi agar pihak perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang maksimal.

Negosiasi ialah kemampuan yang perlu dipunyai dengan seorang buyer saat lakukan purchasing.

Tahapan purchasing dalam sebuah perusahaan

apa itu purchasing
apa itu purchasing

Pembuatan Purchase Order (PO)

Apabila perusahaan telah memilih vendor, karena itu buyer akan membuat dan memberikan purchasing order ke vendor sebagai satu tanda jadi pembelian.

Secara umum document ini ditandatangani oleh staf buyer atau dari pihak perusahaan.

Penerimaan Delivery Order (DO)

Saat vendor telah terima PO, maka vendor akan mengirim delivery order. Selanjutnya, document ini akan dikirim ke pihak perusahaan pembeli supaya bisa diverifikasi ulangi dan diberi tanda tangan oleh pihak yang mempunyai kuasa tertentu.

Penerimaan dan pengecekan kualitas barang

Tahapan selanjutnya pihak vendor akan mengirimi barang sesuai purchasing order. Setelah barang tiba, pihak perusahaan wajib melakukan pengecekan kualitas barang sesuai kualitas dan jumlahnya.

Pengecekan dokumentasi

Selanjutnya, pihak perusahaan pembeli akan menerima invoice. Document invoice itu nantinya dijadikan sebagai bukti pembelian perusahaan.

Pihak perusahaan harus memperhatikan pajak pembelian dan beberapa pajak yang lain harus dibayar sesuai kesepakatan atau persetujuan awal.

Pihak perusahaan harus melakukan pemeriksaan dokumen secara cermat terkait DO (delivery order), PO (purchase order), dan invoice untuk menghindari kesalahan nominal pembayaran.

Pembayaran ke Vendor

Setelah pemeriksaan dikerjakan, selanjutnya perusahaan harus bayar sesuai nominal yang telah disepakati dalam quotation yang dikirim oleh faksi supplier atau vendor.

Ketrampilan yang harus di miliki untuk purchasing staff

Dari tugas dan proses purchasing yang sudah dijelakan di atas, maka dapat diambil kesimpulan jika staf purchasing harus mempunyai beberapa kemampuan yang akan menyokong performa dalam aktivitas purchasing.

Lantas apa saja kemampuan yang perlu dimiliki staf purchasingi? Berikut penjelasanya:

  • Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
  • Mempunyai kemampuan negosiasi yang bagus
  • Mempunyai network supplier, vendor, servis company dan freelancer
  • Pendataan dan dokumentasi terorganisir
  • Ketrampilan dalam Microsoft Office dan computer
  • Memahami perpajakan

Demikianlah penjelasan singkat mengenai gambaran umum pekerjaan staff purchasing  dalam perusahaan.

Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan berguna bagi Anda yang akan melamar kerja sebagai staff purchasing.

Buat Anda yang termasuk fresh graduate atau ingin resign dan mencari pekerjaan baru, Anda bisa mendapatkan informasi lowongan kerja di halaman Info Loker.

Jika Anda ingin meningkatkan peluang diterima kerja, maka perlu persiapan matang. Anda bisa membaca informasi seputar tes masuk dunia kerja di halaman Tips Karir agar lebih matang dan percaya diri saat tes masuk dunia kerja.

Jangan lupa baca pula beragam informasi menarik lainnya seputar dunia kerja, hanya di Seputarkarir.com.

Written by Eling Widiatmoko
Hanya seorang lelaki biasa yang suka menulis dan berbagi informasi. Semoga artikel di seputarkarir.com yang saya tulis bermanfaat dan menambah wawasan Anda Profile

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.